[PUB]La digitalisation des professionnels de la comptabilité permet de consacrer plus de temps aux activités de conseil.

[PUBLIREPORTAGE] Les comptables, auditeurs et professionnels de l’audit sont confrontés à de nombreux défis. La multiplication des délais imposés par le gouvernement pour la production des déclarations et le nombre croissant de tâches d’audit mettent les professionnels de la comptabilité sous pression.

Ils doivent accomplir de plus en plus de formalités administratives pour se conformer aux exigences légales, ce qui entraîne des journées de travail de plus en plus longues, un désintérêt pour la profession, voire un abandon. Il leur reste également de moins en moins de temps pour faire ce qu’ils aiment faire : fournir des conseils fiscaux, financiers et juridiques à leurs clients. La numérisation des processus et des flux de travail apporte toutefois des solutions.

En juillet 2022, WeLearn, l’association sectorielle anversoise des comptables et des conseillers fiscaux, tirait déjà la sonnette d’alarme. Le gouvernement raccourcit les périodes de déclaration, impose des délais et des tâches de contrôle toujours plus importants, si bien que les professionnels de la comptabilité et leur personnel doivent travailler de plus en plus longtemps pour tout terminer à temps et conformément à la réglementation.

Nous nous sommes entretenu avec Werner Temmerman, Senior Manager chez Penneo, un acteur majeur dans le domaine de la signature numérique, qui travaille quotidiennement avec la profession comptable et connaît donc très bien le contexte.

Quels sont les défis auxquels les comptables et les auditeurs sont confrontés ?

Les comptables et les auditeurs doivent produire de nombreux documents tout au long de l’année, chacun d’entre eux devant être conforme à des exigences formelles et à des règles spécifiques. Prenons l’exemple de l’approbation et du dépôt des comptes et rapports annuels. Ces documents sont avant tout le résultat d’une coopération complexe entre différents départements et personnes, telles que le comptable, l’auditeur, le CEO, le CFO, etc. L’envoi de ces documents dans les deux sens exige beaucoup de suivi et il y a un risque qu’ils n’arrivent pas au bureau du comptable correctement remplis ou signés.

Dans une configuration classique de courriers et de scans, un suivi manuel est nécessaire et il est difficile de tracer le document et de savoir où il se trouve à quel moment.

Dans une configuration classique de courriers et de scans, un suivi manuel est nécessaire et il est difficile de tracer le document et de savoir où il se trouve à quel moment. Le comptable est souvent obligé d’appeler ou d’envoyer des e-mails de relance à ses clients alors que la date limite de dépôt des documents se rapproche. Cela génère une énorme charge de travail et signifie que, pendant les périodes chargées, de nombreux comptables n’ont guère le temps de faire ce qui apporte réellement une valeur ajoutée à leurs clients, à savoir fournir des conseils comptables, fiscaux et juridiques.

« Nous remarquons que la signature va très vite depuis que nous travaillons avec Penneo. Avant, nous imprimions en quantité, le client devait passer et nous avions une pile de documents à lui faire signer, et maintenant c’est envoyé par mail, et parfois c’est signé en 5 minutes. » – Ilse Simis, associée gérante et copropriétaire chez Graef.

Quelles sont les autres avantages de la digitalisation, si ce n’est la réduction de pression au travail ?

La principale motivation des professionnels de la comptabilité à se numériser est leur clientèle. La pandémie de COVID a modifié les attentes de chacun, y compris des clients, des comptables et des auditeurs. Il est encore très difficile de persuader un CEO de se rendre dans le bureau de son comptable uniquement pour signer des documents. La pandémie a favorisé les relations professionnelles à distance dans de nombreux secteurs.

Le rapport Aberdeen sur les ventes B2B montre que 56 % des comptables européens optent pour la numérisation parce que leurs clients l’attendent tout simplement. 31% des personnes interrogées ont également ajouté qu’elles considèrent qu’il s’agit d’une nécessité absolue pour rester compétitif.

En outre, les clients sont de plus en plus sensibles à l’environnement. Ils attendent également de leur cabinet comptable qu’il travaille de manière durable et qu’il réduise leur empreinte écologique. Les documents papier nécessitent encore d’abattre des arbres et de les transporter, alors qu’il pourrait en être autrement.

Les comptables sont-ils en retard en matière de numérisation ? 

Non, pas du tout. Au contraire, ces dernières années, les professionnels de la comptabilité ont, malgré leur charge de travail énorme, réalisé de nombreux investissements et progressé à pas de géant dans la numérisation. Par exemple, ils ont automatisé leur reporting, transféré leur comptabilité vers le cloud et mis en place un système de gestion documentée.

Les clients sont de plus en plus sensibles à l’environnement

Ces progrès sont significatifs, mais les résultats de ces systèmes restent souvent des documents papier ou des PDF. Ces documents sont alors soit imprimés et des liasses sont envoyées aux clients pour être signées, soit un long cycle d’échange d’e-mails est mis en place où les documents à signer sont joints à ceux-ci en format PDF. Dans la pratique, cela signifie que les documents doivent encore être imprimés, signés, puis scannés.

Alors, quels sont les derniers détails numériques à régler ? 

Étant donné que le résultat des systèmes de gestion des rapports et des documents est principalement en format papier, les dernières étapes sont souvent encore manuelles, alors qu’avec un outil de signature numérique intelligent tel que Penneo Sign, il est possible d’automatiser cette dernière partie du processus et réaliser des gains d’efficacité considérables.

Avec un tel système, les dernières versions des documents sont envoyées électroniquement au client, ce dernier a la possibilité de les signer également de manière électronique. Le système surveille automatiquement l’état des documents et envoie des courriels de rappel pour encourager les clients à prendre les mesures appropriées dans les meilleurs délais. Le suivi manuel et tout le cycle de communication sont ainsi retirés des mains des comptables.

Qu’en est-il de la sécurité des documents ?

Grâce à un outil numérique, les documents confidentiels ne peuvent plus se retrouver entre les mains d’inconnus. Les flux numériques sont également entièrement cryptés de bout en bout afin que seuls l’expéditeur et les destinataires puissent les lire.

Chaque étape du processus est également enregistrée dans une piste d’audit facilement consultable. La fraude ou la falsification des signatures font partie du passé. Grâce à la signature via e-ID ou ITSME, c’est bien la personne légalement mandatée qui signe.

Quels autres avantages voyez-vous ?

Grâce à la numérisation du flux de documents, vous pouvez également automatiser le processus d’archivage et ne plus courir le risque d’égarer ou d’archiver incorrectement des documents. Il n’est plus nécessaire de numériser des documents physiques pour les stocker ensuite sous forme numérique.

Tout est aujourd’hui automatisé, ce qui signifie à nouveau un gain de temps considérable pour le comptable et ses employés.

Tout est aujourd’hui automatisé, ce qui signifie à nouveau un gain de temps considérable pour le comptable et ses employés.

Quel est l’avantage pour l’expert comptable?

Sur base de nos données, nous constatons que 80 % des documents à signer reviennent dans les 24 heures grâce à Penneo Sign.  Si l’on procède de manière traditionnelle, on peut s’attendre à un délai d’exécution de 5 jours.   

Non seulement le délai d’exécution est plus court, mais grâce à l’automatisation, il n’y a pratiquement plus de suivi manuel et on économise en moyenne 30 à 45 minutes par client et par an. Pour les bureaux ayant un portefeuille de clients de 300 à 400 clients ou plus, le gain de temps généré peut être considérable. 

Un cabinet comptable peut économiser entre 55 et 78 % en moyenne lorsqu’il numérise son processus de gestion des documents et de signature par rapport au traitement manuel traditionnel. 

Cette économie importante signifie qu’il y a déjà un retour sur investissement de 25% après 3 mois et même 81% après 12 mois.

« L’utilisation de Penneo a permis de libérer beaucoup de temps pour notre personnel. Ils passent moins de temps à vérifier qui a déjà signé et qui ne l’a pas fait. Comme les documents arrivent automatiquement, certains processus et tâches internes sont également cochés automatiquement, ce qui signifie que nos collègues ont tout simplement plus de temps pour conseiller leurs clients. » – Stijn de Prins, partenaire chez Fineko.

L’implémentation de Penneo prend-t-elle beaucoup de temps? 

Non, pas du tout, Penneo Sign est prêt à être utilisé directement. Il s’agit d’une interface OpenAPI à laquelle d’autres applications internes peuvent être facilement connectées. 

La mise en place de cet outil de signature numérique permet donc des gains d’efficacité, permet au comptable d’optimiser ses coûts et d’améliorer l’expérience client.


Il s’agit d’une contribution commerciale de Penneo. Pour plus d’informations sur leurs solutions, veuillez cliquer ici.

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