Les réunions efficaces sont courtes et comptent peu de participants. C’est ce que montre une étude de Microsoft, qui a également examiné la participation des utilisateurs. Les résultats offrent des conseils pour quiconque souhaite convoquer à nouveau une réunion d’équipe.
La pandémie de corona a provoqué une explosion du travail à domicile. Et les réunions : trois quarts des travailleurs ont vu le nombre de réunions augmenter de pas moins de 70 % l’année dernière. Pourtant, 43 % des travailleurs à distance déclarent ne pas avoir le sentiment de participer à la même réunion. Cela soulève automatiquement la question suivante : comment se réunir plus efficacement ?
Ce constat a incité Microsoft à réaliser une enquête auprès de ses propres employés ainsi que des utilisateurs de Teams. Critères favorisant l’implication et l’efficacité : utilisation d’un ordre du jour, participation active, utilisation de la vidéo, réunions de petite taille et partage des documents à l’avance.
Participation active
Les réunions dont le taux de participation est plus élevé obtiennent un meilleur score au niveau de l’engagement. Parmi les participants qui se sont exprimés souvent pendant la réunion, 98 % se sont sentis engagés. Pour les participants qui se sont exprimés à quelques reprises, ce chiffre est de 89 %. Pour les participants qui ne se sont exprimés qu’une seule fois, ce chiffre est de 67 %. Les participants qui se sont contentés d’écouter ont plongé le plus loin dans le vide : seuls 36 % se sont sentis engagés dans la réunion.
Les participants qui considéraient leur présence comme nécessaire se sentaient plus engagés : ils ont obtenu un score de 92 % en termes d’engagement. C’est un contraste frappant avec les participants dont la présence n’était pas requise, pour lesquels l’engagement a chuté à 53 %.
Courte et petite taille
Les réunions avec moins de participants créent une plus important engagement. Lors des réunions à deux, chaque participant se sent engagé, selon Microsoft. Plus la réunion est importante, plus cette participation diminue. Dans les réunions de plus de dix personnes, cette proportion est encore de 60 %.
Les réunions plus importantes bénéficient davantage de la vidéoconférence. Autrement, les participants doivent concentrer leurs regards sur de minuscules fenêtres de visages.
Autre élément important : la durée de la réunion. On obtient les meilleurs résultats avec des réunions de trente minutes ou moins.
Caméra allumée
Selon Microsoft, les réunions qui bénéficient le plus de la vidéo sont les petites réunions de moins de huit participants, où certaines personnes se trouvent dans une salle de réunion et les autres participent à distance. Le plus grand avantage est pour les personnes présentes dans la salle de réunion : elles peuvent voir les participants à distance par vidéo.