Il y a plus que vos notifications : se concentrer pendant le travail et les loisirs

Meer focustijd, minder stress

Afleiding notificaties

À cette époque-ci, il est bien plus difficile de se concentrer longtemps sur une seule tâche qu’il y a 20 ans. Les distractions se guettent à chaque pas. Ne vivez pas la vie en fonction des notifications, travaillez plus efficacement et gardez votre temps libre pour des activités qui vous apportent du plaisir grâce à quelques conseils.

En 2004, un employé passait en moyenne 2,5 minutes sur une seule tâche avant de changer. Une feuille de calcul a été remplacée par une page web après 2,5 minutes, une page web par un e-mail, l’e-mail par une application interne… Cela vous semble-t-il peu ? En 2012, le temps moyen consacré à une seule tâche était déjà tombé à 75 secondes. Maintenant, selon le New York Times, nous sommes à 47 secondes.

Nos ordinateurs, en plus d’être des outils indispensables, sont devenus des sources de distraction. Courriels, messages instantanés, notifications de réunions auxquelles vous devez ou non assister… En plus, on transporte un ordinateur de poche bruyant au travail. Des messages WhatsApp d’amis ou de collègues, Instagram, plus d’emails… Comme si c’est important. Pour notre cerveau, et donc pour nous-mêmes, il est très difficile d’ignorer de tels stimuli. Ils sont le signe de quelque chose de nouveau, quel qu’il soit, et nous voulons savoir quoi.

Le TGV vers l’épuisement professionnel

C’est encore pire. Les recherches montrent qu’après une pause, il faut environ 23 minutes avant d’être à nouveau pleinement concentré sur une tâche spécifique. Étant donné que la durée moyenne d’un intervalle de travail non perturbé est d’à peine une minute, la plupart des gens n’y parviennent pas. La bonne nouvelle : travailler avec toutes ces interruptions est possible. Et mieux encore : dans certains cas, vous terminez même une tâche plus rapidement.

Travailler avec des interruptions fréquentes crée plus de frustration et de stress.

Le contrecoup : non seulement la qualité du travail diminue, mais les recherches montrent que le fait de travailler avec des interruptions fréquentes entraine plus de stress, le sentiment que la charge de travail est beaucoup plus importante, plus de frustration, plus de pression perçue et plus d’efforts. Ainsi, la façon dont les notifications et autres formes de distraction dominent notre vie quotidienne est une véritable autoroute vers l’épuisement.

Réapprenez à vous concentrer

Le problème est donc qu’on a du mal, collectivement, à se concentrer sur une seule tâche pendant longtemps, même si c’est la façon la plus saine de la terminer. Cela vaut non seulement dans un contexte de travail, mais aussi après les heures de travail, où les smartphones interrompent certainement d’autres activités. Même regarder la télévision est difficile pour de nombreuses personnes sans faire défiler une application en même temps. C’est mentalement épuisant.

Grand temps pour les solutions. La solution ne consiste pas à ignorer les notifications. Cela crée un nouveau stress. La concentration est une chose que vous pouvez (et peut-être devriez) réapprendre et que vous pouvez faire à l’aide de certains outils, également numériques.

Windows aide (parfois)

Les grandes entreprises en prennent discrètement conscience elles aussi. C’est avec sa fonction Focus que Microsoft offre le plus d’aide, même si le constructeur de Windows résout en partie un problème qu’il a lui-même créé. Focus vous libère d’un avalanche de notifications distrayantes dans le centre de notifications de Windows 11.

Focus
Focus se trouve dans Windows 11 via le Centre de notifications dans la barre des tâches en bas à droite. La fonction coupe les notifications, vous indique quand faire une pause et s’intègre à votre liste de tâches et à Spotify si désiré.

En activant Focus, on active automatiquement Ne pas déranger. Cela coupe la plupart des notifications. En outre, les applications de la barre des tâches ne clignotent plus et les badges n’apparaissent plus pour indiquer les notifications. Bref, Windows 11 arrête les trucs qui poussent votre cerveau de primate à cliquer sur quelque chose rapidement de toute façon.

Focus se trouve dans le centre de notifications de la barre des tâches. En cliquant dessus, une minuterie apparaît où vous pouvez définir la durée d’une session. Vous verrez aussi immédiatement vos tâches lorsque vous utilisez cette fonction, et il est également possible de fixer un objectif quotidien. Focus n’aide pas seulement à travailler sans distractions, mais vous encourage aussi à prendre des pauses.

Petit mais concentré

Un deuxième point. Se concentrer pendant de longues périodes de temps n’est pas quelque chose que tout le monde peut faire immédiatement. Considérez cela comme du sport : ceux qui ne courent jamais ne vont pas immédiatement compléter les 10 Miles d’Anvers avec la simple volonté. Il faut une formation. La concentration peut vous épuiser et vous devez la restaurer. Commencez donc par de courts intervalles de 15 minutes, puis faites une pause de cinq minutes. Montez jusqu’à 25 minutes.

Les séries de 25 minutes de concentration sans interruption suivies d’une pause de cinq minutes portent un nom : la technique Pomodoro. La clé est la rigueur : n’interrompez pas une session de concentration commencée, sinon vous devrez recommencer. À l’inverse, respectez également les intervalles de pause et faites une pause plus longue après quatre séances. La fonction Focus de Windows vous enverra automatiquement un rappel pour une telle pause.

Pendant cette pause, libérez-vous. Prenez votre smartphone, faites défiler vos flux, cliquez sur toutes vos notifications… Si cette envie vous prend et que cela vous apporte de la sérénité, alors c’est une bonne pause.

Lisez un livre !

Difficile de se concentrer pendant 15 ou 25 minutes ? Essayez de lire un livre. Une version imprimée. Pourtant, d’autres recherches montrent que notre cerveau réagit différemment aux textes imprimés. Vous avez tendance à les lire de manière plus approfondie, avec une réflexion plus critique. Cela contraste avec la façon dont nous lisons le contenu sur un écran. Dans ce contexte, les nouvelles informations, la volatilité et le défilement occupent une place centrale.

Comme nous le faisons si souvent, c’est devenu notre façon de lire par défaut. En lisant consciemment un livre pendant 20 minutes chaque jour, on peut inverser cette tendance. On le répète : ne cherchez pas à faire des miracles dès le premier jour : il faut s’entraîner et persévérer.

Gérez vos courriers

Et qu’en est-il de vos courriels et de vos réunions avec vos collègues ? La structure et les bons compromis sont essentiels. Gérer efficacement votre boîte aux lettres électronique ne suffit pas si vous réagissez immédiatement à chaque nouvel e-mail. Si votre horaire de travail le permet, prévoyez des moments de courrier électronique. Par exemple, parcourez votre boîte aux lettres deux ou trois fois par jour : le matin, avant ou après le déjeuner et à la fin de la journée de travail.

Après quelque temps, on sait combien de temps il faut consacrer à la gestion de sa boîte de réception. Ce temps est aussi un temps de focus : en parcourant votre boîte de réception pendant 25 minutes de manière ciblée, vous en ferez plus que si vous tentiez de tout faire en même temps, et vous aurez l’esprit tranquille. Est-ce vraiment urgent ? Le collègue devra alors tout simplement vous parler d’une manière différente.

Réunions asynchrones

Cette autre manière consiste souvent en un message de chat via Teams ou Slack. Ces messages sont également distrayants, mais le travail est bien sûr souvent une activité sociale. Il n’est pas toujours possible ou souhaitable de se déconnecter complètement de ses collègues. C’est exactement la raison pour laquelle vous fixez des moments de concentration à certains moments de votre journée.

Si quelqu’un a vraiment besoin de votre attention pendant le temps de focus, il peut envoyer une notification prioritaire via Teams, par exemple, qui sera quand même transmise. Cela n’arrive pas très souvent. Dans Teams, cela se fait via le point d’exclamation en bas de page : Définir les options de remise.

Focus
En cas d’absolue nécessité, il est toujours possible de demander l’attention des collègues.

En outre, examinez l’importance des réunions. Sont-ils vraiment utiles ? Salesforce, avec Slack, investit massivement dans la communication asynchrone. Avec Slack Clips, par exemple, quelqu’un peut poser une question en détail sur une vidéo, sans que vous ayez à être présent. Vous écoutez la question au moment qui vous convient, vous cherchez ce qu’il faut si nécessaire, et vous renvoyez une réponse au moment qui vous convient. Après tout, de nombreuses réunions portent sur des mises à jour de projets et on peut les traiter parfaitement de manière asynchrone.

Smartphone silencieux

Cela nous laisse avec ce fichu smartphone. Mettez-le aussi de côté. Il est déjà utile de désactiver le son. Lorsque votre téléphone portable ne vibre pas, le réflexe presque involontaire de le prendre en main n’est déjà plus nécessaire. Certains employés doivent être accessibles par téléphone jour et nuit, mais la plupart ne le sont pas. N’hésitez donc pas à désactiver complètement les notifications pendant le temps de focus grâce à la fonction Ne pas déranger sous Android ou iOS. Mais que faire si votre partenaire appelle ou si le petit ange est en détresse ? On peut facilement ajouter des contacts comme exceptions.

Encore une fois, cela ne signifie pas que vous devez ignorer les notifications et les messages. Comme nous l’avons souligné plus haut, cela convient tout à fait pendant les courtes pauses. Tant que les notifications ne vous dérangent pas constamment. C’est vous qui décidez quand vous regardez votre téléphone, et non l’inverse.

Assemblée d’accrocs

En réalité, c’est une tâche difficile. Le dernier Digimeter indique que 42 % des Flamands se sentent dépendants, voire accros, à leurs smartphones. C’est vous ? Alors ne partez pas de votre smartphone d’un jour à l’autre ! L’utilisation consciente du téléphone est la solution. Essayez d’utiliser votre appareil pendant les pauses pour ne pas être dérangé pendant les activités. Cela s’applique non seulement au travail, mais aussi chez soi. On peut y suivre un programme similaire : 25 minutes de lecture, de repas en famille, de télévision… suivies de cinq minutes d’utilisation du téléphone portable.

Les minuteurs aident aussi. Ouvrez-vous Instagram ou votre courriel de travail parce que vous en avez besoin ? Ou par habitude ? En réglant un minuteur mobile sur les applications qui vous font perdre trop de temps, vous contrôlez mieux la situation. Il est toujours possible d’ignorer une telle minuterie, mais la notification vous oblige à réfléchir un instant : « Est-ce que j’ai vraiment envie de parcourir à nouveau cette application maintenant ? »

Sarcophage pour votre téléphone

Cela ne suffit pas ? Alors vous n’êtes toujours pas le seul. Avant les vacances, notre rédaction a reçu un courriel de Stolp : une start-up anversoise qui a essentiellement développé le mode avion le plus cher du monde. Le Stolp est une très jolie cage de Faraday pour y placer votre smartphone.

Stolp
Le Stolp est en fait une cage de Faraday.

Avec le couvercle, aucune notification ne passe et votre téléphone est hors de vue. Ce rituel permet de prendre une réelle distance avec le smartphone. Pendant la saison de Noël, nous avons donné un Stolp à une personne qui se disait accro aux smartphones, avec des résultats positifs. « Lorsque le smartphone est placé en dessous, on hésite à le prendre, et la plupart du temps, je ne le fais pas à ce moment-là. » Il reste cependant difficile de placer efficacement le dispositif en dessous.

Au sein de votre organisation, il est possible de stimuler cette habitude, par exemple en encourageant les gens à ranger leur téléphone pour un moment pendant la pause déjeuner, ou en gardant les smartphones hors de portée pendant une réunion (pourtant utile).

Focus et ambition

Quoi qu’il en soit, il y a de l’espoir. Les distractions numériques sont omniprésentes, mais avec la bonne stratégie et un peu d’aide numérique, vous pouvez les minimiser. Nous résumons brièvement l’essentiel :

  • Programmez des moments de focalisation pendant les heures de travail, pendant lesquels vous interdisez toute forme de notification.
  • Les pauses sont aussi importantes que le temps de focus, il est acceptable de les consacrer à des notifications.
  • Focus est un instrument très pratique dans Windows.
  • Décidez quand vous consulterez votre boîte aux lettres.
  • Posez vraiment votre smartphone de temps en temps, et demandez-vous pourquoi vous ouvrez une application particulière.
  • Il faut (ré)apprendre la concentration ; la lecture d’un livre est un bon entraînement.

Grâce à ces conseils et à un peu d’ambition, vous serez sur la bonne voie. La perfection n’est pas forcément l’objectif final. Si vous parvenez à programmer régulièrement des périodes efficaces pendant lesquelles vous pouvez travailler sur une seule tâche sans être interrompu et sans stress lié aux notifications manquées, cela aura un impact positif sur la façon dont vous vivez votre travail.

Si vous vous préoccupez également de votre relation avec votre smartphone en dehors des heures de travail, les conseils et les routines vous aideront à mieux maîtriser ce que vous faites, quand et avec le degré d’attention nécessaire.

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