L’informatique intelligente et la réutilisation à la base du soutien rapide pendant la Covid-19

Depuis la pandémie de Covid-19, les employeurs et les employés ont pu compter sur une série de mesures économiques de soutien. Comment le gouvernement gère-t-il toutes ces nouvelles primes et demandes en si peu de temps ?

Secteurs fermés ou gravement touchés, télétravail, chômage temporaire : la pandémie affecte gravement la société. Dès le départ, le gouvernement belge a décidé, d’une part, d’apporter un soutien sous forme de mesures et, d’autre part, de déployer des outils numériques pour assurer une attribution et une exécution correctes. Il fallait le faire : l’Office national de sécurité sociale (ONSS) ne serait jamais en mesure d’effectuer tout ce travail supplémentaire manuellement.

Nouvelles mesures

« Depuis le début de la pandémie jusqu’aujourd’hui, l’ONSS a dû développer et appliquer différentes mesures de soutien », précise Bart Smets, gestionnaire de clientèle et intermédiaire pour l’ONSS et Smals. « Différents types de mesures s’appliquent à différents secteurs. Pour les employeurs, il s’agit, par exemple, des primes, des réductions de cotisations et des reports sur les avances, des cotisations de sécurité sociale et des plans de remboursement. En outre, ils doivent offrir le télétravail. Pour les salariés, les règles relatives au travail des étudiants ont été allégées et les primes ont été exemptées de la contribution sociale traditionnelle. »

Plusieurs de ces mesures ont une grande portée et sont urgentes. Après tout, lorsqu’une entreprise subit un impact majeur de la crise, elle veut savoir le plus rapidement possible si le gouvernement lui viendra en aide.

De nombreuses questions, des réponses rapides

« Les employeurs et les employés sont durement touchés par la crise », confirme Jérôme Vos, chef de projet chaîne chez Smals. « Tout le monde cherche une réponse rapide à des questions pressantes. » L’ONSS et Smals voulaient éviter à tout prix que le front office de l’ONSS craquait sous les questions des entreprises. « Nous devions limiter l’impact sur les personnes », explique Vos.

Nous avons dû limiter l’impact sur les personnes du front office de l’ONSS.

Jérôme Vos, Chef de projet Smals

La première étape a consisté à rendre les informations disponibles en ligne via le portail SocialSecurity.be et le site de l’ONSS. Smals a alors rapidement construit des applications permettant aux entreprises de vérifier elles-mêmes si elles avaient droit à certaines mesures. Jérôme Vos : « Nous avons immédiatement construit des applications et procédé à leur mise en production afin qu’ils puissent vérifier, via leur numéro d’entreprise, s’ils sont couverts par les mesures. »

Cela a entraîné immédiatement un autre type d’application. Que faire des organisations qui ne bénéficient pas automatiquement de certaines mesures, mais qui y ont probablement droit ? À cette fin, Smals a développé un formulaire web intelligent, toujours dans le but de fournir rapidement des éclaircissements et de soulager l’ONSS.

Les applications en ligne en question sont toutes nouvelles et adaptées aux mesures corona. Ils relient les informations du back-end aux nouvelles applications du front-end que les employeurs peuvent utiliser rapidement. Néanmoins, ils ont été en direct presque immédiatement. Vos : « Pour les premières mesures, il s’est écoulé à peine trois semaines entre la demande du gouvernement et le lancement en production. »

Réutilisation

Smals a pu aider l’ONSS à construire de nouvelles applications aussi rapidement grâce à l’accent mis sur la conception modulaire et la réutilisation. « Nous avons toujours cherché à savoir si quelque chose de similaire existait et nous avons essayé de partir de zéro le moins possible. Nous avons fait un maximum d’efforts pour réutiliser des blocs de construction qui existaient déjà. » Smals développe depuis un certain temps déjà en pensant à la réutilisation, et depuis la pandémie de Covid-19, elle en profite plus que jamais.

Pour les premières mesures, il s’est écoulé à peine trois semaines entre la demande du gouvernement et le lancement de la production.

Jérôme Vos, Chef de projet Smals

« Sans la réutilisation, nous n’aurions pas été en mesure de réaliser les applications et les ajustements dans les délais proposés », déclare Smets. « Avec l’ONSS, nous nous sommes immédiatement mis au travail pour discuter des mesures, souvent avant la publication du décret ministériel. Parfois, nous consultions le Cabinet pour voir ce qui pouvait être fait concrètement. Lorsqu’il s’agit de la délimitation précise de certains secteurs, par exemple, il est pertinent de voir ce que nous pouvons mettre en œuvre rapidement dans la pratique. »

Smets poursuit : « Corona a prouvé qu’il vaut la peine de réutiliser au maximum. Si nous devons élaborer une application et que les éléments de base nécessaires sont disponibles, nous pouvons le faire en quelques jours ou semaines pour un budget limité. » Si la fonctionnalité demandée ne correspond pas à ces critères, cela prend bien sûr plus de temps. C’est pourquoi il est important pour Smals d’aborder les projets à l’avance en gardant à l’esprit les éléments de base disponibles pour la réutilisation.

Redoubler d’efforts au niveau du back-end

Tout ne s’est pas passé sans accroc. « Il est beaucoup plus difficile de modifier le back-end que le front-end », sait Vos. « Les applications front-end que les utilisateurs voient ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Le vrai travail se fait après. La modification d’anciennes applications back-end peut très bien prendre plusieurs mois. » Vos mentionne, par exemple, des systèmes qui assurent le suivi des contributions à l’ONSS et signalent automatiquement le dépassement de certains délais. « Vous pouvez ajuster ces choses rapidement, mais il faut plus de temps pour les mettre en œuvre de manière structurelle. »

« Nous avions les spécialistes nécessaires internes pour adapter également le back-end, mais ce n’était pas facile. À terme, il faudra tout renouveler via des projets de modernisation en gardant à l’esprit une adaptabilité et une réutilisabilité maximale. »

Le bon mot pour la bonne application

Les deux experts soulignent également que non seulement l’aspect technique est très important, mais aussi la formulation exacte et la terminologie utilisée. « « Trouver la bonne formulation a demandé beaucoup d’efforts. Non seulement l’application devait être prête, mais aussi les textes annexes. »

Le fait que les applications aient été opérationnelles aussi rapidement est le résultat d’une étroite collaboration. « Nous avons travaillé de manière plus agile que dans un projet agile », dit Vos en riant. « Nous étions en dialogue permanent avec l’ONSS et tenions des réunions avec tous les acteurs deux ou trois fois par jour. À l’époque, tout le monde travaillait de longues heures, mais la crise était là et c’était agréable à faire. »

Les applications nécessaires sont aujourd’hui en place et Smals peut les adapter rapidement lorsque des secteurs doivent être fermés ou rouverts, que de nouvelles primes apparaissent ou que les règles relatives au télétravail changent à nouveau.

Détection de clusters

Smals a même développé une application pour l’ONSS où les informations sur les infections et les PLF (Formulaire de Localisation du Passager) sont combinées avec des données personnelles et d’entreprise. Le but est de soutenir l’analyse des clusters et la recherche des contacts, de fournir des statistiques aux décideurs politiques et de contrôler le respect de l’obligation de quarantaine. « Il s’agit d’informations très sensibles. C’est pourquoi la mise en relation n’est effectuée qu’à l’ONSS dans le cadre juridique correct, avec un impact strictement proportionnel sur la vie privée et avec les autorisations nécessaires », souligne Smets. Le système permet, entre autres, d’intervenir rapidement en cas d’un cluster d’infections dans une entreprise.

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L’ensemble du processus montre à quel point la vitesse peut être élevée en temps de crise, mais également quels sont les facteurs importants pour rendre cette vitesse possible. La réutilisation en fait certainement partie, tout comme la coopération étroite avec toutes les parties concernées. Comme Smals, en collaboration avec l’ONSS et d’autres agences gouvernementales, peut rapidement mettre en production des applications cruciales, les entreprises peuvent aujourd’hui trouver rapidement des réponses à la plupart des questions sans surcharger le personnel de l’ONSS.


Cet article est une contribution éditoriale en coopération avec Smals. Pour plus d’informations sur l’organisation, veuillez cliquer ici.

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