[Advertorial] À partir du 1er janvier 2026, l’échange de factures électroniques via le réseau PEPPOL sera une obligation légale. Mais d’autres documents commerciaux, tels que les bons de commande et les bons de livraison, peuvent également être envoyés ou reçus via le même réseau. Choisissez donc un point d’accès PEPPOL à l’épreuve du temps, capable de prendre en charge la numérisation de l’ensemble de vos processus commerciaux et donc de votre chaîne d’approvisionnement financière et logistique.
Facturation électronique obligatoire via le réseau PEPPOL
Le service financier de votre entreprise est peut-être sur le pont depuis que le gouvernement a adopté en février une loi qui rend obligatoire, à partir du 1er janvier 2026, l’échange de factures entre entreprises par voie électronique ou, en d’autres termes, par voie numérique. Pour être clair, nous ne parlons pas de factures PDF qui sont uniquement envoyées et reçues par voie électronique, mais de factures qui peuvent également être interprétées et traitées automatiquement par un logiciel.
Le format des factures doit être conforme à la norme PEPPOL BIS* et elles doivent également être échangées sur le réseau PEPPOL. C’est pourquoi les départements financiers (en coordination, espérons-le, avec les services informatiques) sont à la recherche d’un « point d’accès PEPPOL ». Il s’agit d’un fournisseur de services qui peut connecter le système financier (facturation, comptabilité ou progiciel de gestion intégré) dans lequel les factures sont créées et saisies au réseau PEPPOL. Si nécessaire, le point d’accès PEPPOL peut également assurer la traduction entre la langue du logiciel interne et la langue standard à utiliser sur le réseau PEPPOL.
(* BIS est l’abréviation de Business Interoperability Specification)
Autres documents commerciaux dans le cadre des processus « order-to-cash » et « procure-to-pay ».
De même qu’un système ERP n’est pas choisi par un seul département, il est utile d’examiner la question de manière pluridisciplinaire lors du choix du point d’accès PEPPOL. Alors que de nombreuses parties considèrent le dossier d’un point de vue financier unilatéral, il est important de réaliser que la facture électronique n’est qu’un document parmi d’autres et qu’elle constitue en fait la dernière pièce du processus « order-to-cash » (de la commande à l’encaissement) ou « procure-to-pay » (de l’achat au paiement).
La différence entre ces deux processus réside dans l’orientation de la chaîne d’approvisionnement. Dans le cas du processus « order-to-cash », vous regardez en aval ; votre client lance le processus en envoyant un bon de commande et vous échangez ainsi des documents avec une partie située en aval de la chaîne d’approvisionnement. Dans le cas du « procure-to-pay », vous regardez en amont ; vous êtes vous-même le client et vous envoyez un bon de commande à votre fournisseur. Vous échangez donc des documents avec un partenaire commercial qui se trouve en amont de vous dans la chaîne d’approvisionnement.
De nombreux documents commerciaux, logistiques et financiers peuvent être échangés dans le cadre de ces processus commerciaux. Pour tous ces types de documents, il existe une norme PEPPOL BIS qui permet de les numériser et de les automatiser. Ces documents commerciaux ne relèvent pas uniquement de la responsabilité du département financier, mais également de celle du département commercial et logistique.
- catalogue par lequel le vendeur partage avec l’acheteur des informations sur les produits (données de base).
- réponse au catalogue permettant à l’acheteur de rejeter ou d’accepter le contenu du catalogue
- ordre permettant à l’acheteur de commander des produits (ou des services) au vendeur
- la réponse à la commande (avancée) qui permet au vendeur de confirmer, de rejeter ou d’envoyer une proposition de modification de tout ou partie de la commande (après quoi l’acheteur peut ou non envoyer une nouvelle commande, voir 3)
- modification de la commande qui permet à l’acheteur d’envoyer une modification de sa commande (après quoi le vendeur peut envoyer une autre réponse à la commande, voir 4)
- annulation de commande permettant à l’acheteur d’annuler sa commande
- l’avis d’expédition, qui permet au vendeur d’informer numériquement l’acheteur, avant même la livraison physique, de la nature des marchandises qui seront livrées
- facture permettant au vendeur de facturer à l’acheteur les produits ou services livrés
- la réponse à la facture, qui permet à l’acheteur d’informer le vendeur de l’état de la facture dans le cadre de son processus d’approbation et de paiement
- note de crédit permettant au vendeur d’envoyer à l’acheteur une correction de sa facture
D’autres messages existent à des fins spécifiques, qui ne sont pas mentionnées dans cet article.
Les normes relatives aux documents commerciaux électroniques peuvent être consultées ici : facture/note de crédit + autres documents commerciaux.
Autre application : logistique
Outre l’application order-to-cash et procure-to-pay qui consiste essentiellement à échanger des documents commerciaux électroniques entre partenaires commerciaux (client-fournisseur), il existe également un projet d’incubation PEPPOL pour une autre application, à savoir la logistique.
Cela permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques avec les sous-traitants logistiques qui effectuent des activités de transport et d’entreposage pour elles. Les premiers projets pilotes sont actuellement en cours en Scandinavie.
Certes, il n’en est qu’à ses débuts et se limite pour l’instant aux documents de transport.
L’aperçu des postes logistiques existants est disponible ici.
Conclusion
PEPPOL est bien plus que l’échange de factures électroniques. Il faut donc considérer ce projet d’un point de vue pluridisciplinaire : informatique, finances, logistique et commerce. Pensez largement et à long terme.
Choisissez un point d’accès PEPPOL à l’épreuve du temps, capable de prendre en charge la numérisation de l’ensemble de vos processus commerciaux et donc de votre chaîne d’approvisionnement financière et logistique.
C&W Logistics – Le soutien de PEPPOL pour l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement – peppol@cwlogistics.be
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