Comment connecter Asana à Microsoft Teams

Ouvrez d’abord le projet dans Asana dans lequel vous souhaitez recevoir des notifications. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite. Dans le menu qui s’affiche, vous verrez différentes options telles que Règles, Applications et paramètres du projet. Choisissez ici Applications. Dans la liste des intégrations disponibles, recherchez Microsoft Teams. Une fois l’intégration trouvée, cliquez sur Ajouter au projet. Vous devrez ensuite vous connecter avec votre compte Microsoft pour qu’Asana puisse accéder à Microsoft Teams.

Après la connexion, Asana vous demande où les notifications doivent être placées dans Microsoft Teams. Sélectionnez l’équipe et le canal dans lesquels vous souhaitez recevoir les mises à jour. Il peut tout aussi bien s’agir d’une conversation avec vous-même. Si vous confirmez, le projet sera lié au canal Teams choisi. À partir de ce moment, Asana pourra envoyer automatiquement des messages vers Teams en cas de modifications dans le projet.

Après avoir couplé l’intégration, vous pouvez configurer les mises à jour qui doivent être visibles dans Teams. Il s’agit par exemple des notifications que vous recevez lorsque de nouvelles tâches sont créées, lorsqu’une tâche est terminée ou lorsqu’une échéance est modifiée. En activant ces notifications, vous vous assurez que les modifications importantes d’Asana sont automatiquement partagées dans un message privé avec vous ou avec l’équipe dans Microsoft Teams.

Pour configurer des actions automatiques, utilisez la fonction Règles. Allez à nouveau dans Personnaliser dans le projet, puis choisissez Règles. Cliquez ensuite sur Ajouter une règle. Avec les Règles, vous pouvez créer des automatisations qui réagissent aux événements au sein d’une tâche ou d’un projet.

Une application courante des Règles est l’envoi de rappels lorsqu’une échéance approche. Choisissez par exemple comme déclencheur que l’échéance d’une tâche approche. Ensuite, définissez comme action l’envoi d’un message vers Microsoft Teams. Ainsi, une notification apparaîtra automatiquement dans le canal Teams lié lorsqu’une tâche devra bientôt être terminée. Vous pouvez définir combien de jours à l’avance le rappel doit être envoyé.

Les Règles peuvent également être utilisées pour ajouter automatiquement des échéances. Définissez par exemple comme déclencheur qu’une tâche est déplacée vers une certaine section, telle que « En cours ». Ensuite, choisissez comme action qu’une échéance soit automatiquement définie, par exemple trois jours après le déplacement de la tâche. De cette manière, les tâches sont planifiées automatiquement sans que les membres de l’équipe n’aient à le faire manuellement.

Une fois l’intégration et les règles configurées, il est préférable de tester si tout fonctionne. Créez une nouvelle tâche ou déplacez une tâche vers une section pour laquelle une règle a été définie. Vérifiez si l’échéance est ajoutée automatiquement et si une notification apparaît dans le canal Teams choisi. Si c’est le cas, l’intégration fonctionne correctement.